1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlicher ist:
Zentrum für Mission und Ökumene – Nordkirche weltweit
Agathe-Lasch-Weg 16
22605 Hamburg
Tel: 040/88181-0
Fax: 040/88181-210
E-Mail:
2. Wie erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten?
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
intersoft consulting services AG
Christopher Schewior
Beim Strohhause 17
20097 Hamburg
3. Welche Ihrer personenbezogenen Daten werden von uns genutzt?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit diese zur Durchführung der Freiwilligenprogramme erforderlich sind. Weiterhin erheben wir Daten zur Durchführung von Veranstaltungen.
Daten für Kontaktformular Nord-Süd:
Vor- und Nachname; E-Mail; Geburtsdatum; optional: Bundesland; Freitextfeld für Fragen/Kommentare
Daten für Kontaktformular Süd-Nord (für potentielle EST/Gastfamilien):
Vor- und Nachname; E-Mail; ggf. Institution; Ankreuzen: Interesse Gastfamilie/ Interesse Einsatzstelle; Freitextfeld für Fragen/Kommentare
Daten für Anmeldungen zu Veranstaltungen (z.B. Sommerfest, Aussendungsgottesdienst):
Vor- und Nachname; E-Mail; Personenzahl; optional: Telefonnr.; Freitext für Kommentare/Fragen
Daten für Anmeldungen zu den Infotagen:
Vor- und Nachname; E-Mail; Personenzahl; optional: Telefonnr.; Geburtsdatum; Bundesland; Freitext für Kommentare/Fragen
Daten für Newsletteranmeldungen:
Vor- und Nachname; E-Mail; Ankreuzen: Bist du ehemaliger Freiwilliger? Ja/Nein
Daten für die Online-Bewerbung:
Vor- und Nachname; E-Mai; Anschrift; Geburtsdatum; Telefonnr.; Mobilnr,; Schul- und beruflicher Bildungsabschluss; Konfessionszugehörigkeit, Sprachkenntnisse; Allgemeiner Gesundheitszustand
Daten bei Nutzung von Systemen der Internet-und Kommunikationstechnik
Passwörter (verschlüsselt), Logins, Protokolldaten
Hier handelt es sich um Daten, die zur Kontaktaufnahme, zu Veranstaltungsanmeldungen, während des Bewerbungsverfahrens und/oder zum Hochladen eines Blogbeitrages regelmäßig anfallen können. Die betroffenen Daten können je nach Ihrer persönlichen Situation und Ihrem Tätigkeitsbereich variieren.
4. Aus welchen Quellen stammen die Daten?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen zur Kontaktaufnahme, während des Bewerbungsverfahrens für die freiwillige Tätigkeit, zur Durchführung der Freiwilligenprogramme und/oder Veranstaltungen erhalten.
5. Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des EKD-Datenschutzgesetzes (EKD-DSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.
Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken
• Anmeldung zu Veranstaltungen
• Kontaktaufnahme
• Online-Bewerbung
• Abonnements regelmäßiger Informationen
5.1. Datenverarbeitung aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung (§ 6 Nr. 2 EKD-DSG, § 13 Abs. 2 Nr. 1 EKD-DSG, § 11 EKD-DSG)
Wenn Sie gegenüber uns die freiwillige Einwilligung in die Erhebung, Verarbeitung oder Übermittlung von bestimmten personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten.
Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere Vorname, Name, Kontaktdaten (Privatanschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), ggf. Firmenname (sofern es sich dabei um eine natürliche Person handelt), weitere unter 3. genannte Daten
Auch in den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung:
Bildmaterial (Fotos und Video) für das Intranet, interne Druckerzeugnisse und Werbematerial
Private Internet-und E-Mailnutzung
5.2. Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (§ 6 Nr. 6 EKD-DSG)
Als Körperschaft des öffentlichen Rechts unterliegen wir verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen. Zur Erfüllung dieser Verpflichtungen kann eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich sein.
Zur Wahrung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, insbesondere nach AO und HGB.
5.3. Aufgrund des berechtigten Interesses der verantwortlichen Stelle (§ 6 Nr. 8 EKD-DSG)
In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zu Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten:
Gewährleistung der IT-Sicherheit.
6. An wen werden Ihre Daten weitergegeben?
Ihre Daten werden hauptsächlich durch unser Freiwilligenreferat und bei weiteren jeweils für den Verarbeitungszweck zuständigen Abteilungen verarbeitet. Teilweise sind jedoch auch andere interne und externe Stellen an der Verarbeitung Ihrer Daten beteiligt.
Interne Stellen:
• Länderreferate
• Auswahlgremium
Extern Stellen:
IT-Dienstleister
7. Werden Ihre Daten an Länder außerhalb der Europäischen Union (sog. Drittländer) übermittelt?
Länder außerhalb der Europäischen Union (und des Europäischen Wirtschaftsraums „EWR“) handhaben den Schutz von personenbezogenen Daten anders als Länder innerhalb der Europäischen Union. In einzelnen Fällen erfolgt eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an unsere Partnerkirchen, die sich in Drittländern außerhalb der Europäischen Union befinden. Zudem erfolgt in einzelnen Fällen eine Datenweitergabe an öffentliche Stellen in Drittländern, z. B. für melderechtliche Zwecke. Es gibt aktuell nicht für sämtliche betroffenen Drittländer einen Beschluss der EU-Kommission, dass diese Drittländer allgemein ein angemessenes Schutzniveau bieten.
Dabei handelt es sich um folgende Daten:
Name, Vorname
Geburtsdatum
Anschrift
Telefonnummer, E-Mail-Adresse
Reisedaten (z. B. An- und Abreisetag)
Bewerbungsunterlagen
Unterlagen zur Visabeantragung
Die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß § 10 Abs. 2 Nr. 1 EKD-DSG i.V. m. § 6 Nr. 2 EKD-DSG.“
8. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Soweit erforderlich, speichern wir Ihre Daten grundsätzlich für die Dauer Ihrer freiwilligen Tätigkeit.
Daten, für die der konkrete Verarbeitungszweck entfallen ist, werden von uns gelöscht bzw. für statistische Auswertungen anonymisiert.
Sollte eine Speicherung der Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich sein, werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, deren Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:
Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Zu nennen sind Aufbewahrungsfristen aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO).
Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den Verjährungsvorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen in manchen Fällen bis zu 30 Jahre betragen, die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.
9. Welche Rechte stehen Ihnen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten zu?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach § 19 EKD-DSG, das Recht auf Berichtigung nach § 20 EKD-DSG, das Recht auf Löschung nach § 21 EKD-DSG, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach § 22 EKD-DSG, das Recht auf Widerspruch aus § 25 EKD-DSG sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus § 24 EKD-DSG. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach § 23 EKD-DSG.
9.1. Widerspruchsrecht
Welches Recht haben Sie im Falle einer Datenverarbeitung aufgrund eines berechtigten oder öffentlichen Interesses?
Sie haben gem. § 25 Abs. 1 EKD-DSG das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten gemäß § 6 Nr. 1, 3, 4 oder 8 Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen eines Profilings.
Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
9.2. Widerruf der Einwilligung
Ihre Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nur für die Zukunft wirkt.
9.3. Auskunftsrecht
Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogenen Daten über Sie gespeichert haben. Wenn Sie es wünschen, teilen wir Ihnen mit, um welche Daten es sich handelt, für welche Zwecke die Daten verarbeitet werden, wem diese Daten offengelegt werden wie lange die Daten gespeichert werden und welche weiteren Rechte Ihnen in Bezug auf diese Daten zustehen.
9.4. Weitere Rechte
Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung falscher Daten oder auf Löschung Ihrer Daten. Wenn kein Grund für die weitere Speicherung besteht, werden wir Ihre Daten löschen, ansonsten die Verarbeitung einschränken. Sie können auch verlangen, dass wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format entweder Ihnen oder einer Person oder einem Unternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung stellen.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (§ 46 EKD-DSG).
9.5. Wahrnehmung Ihrer Rechte
Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich an die Verantwortliche oder an den Datenschutzbeauftragten unter den angegebenen Kontaktdaten wenden. Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben.
10. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Freiwilligenprojekts erforderlich, für welches Sie sich vertraglich verpflichtet haben. Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht bereitstellen, können Sie an dem jeweiligen Freiwilligenprojekt nicht teilnehmen.
11. Änderungen dieser Informationen
Sollte sich der Zweck oder die Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wesentlich ändern, so werden wir diese Informationen rechtzeitig aktualisieren und Sie rechtzeitig über die Änderungen informieren.
